Caso práctico: gestión eficiente de reuniones en TÜV SÜD con Boardwise

ACERCA DE TÜV SÜD

Con 30 000 empleados altamente cualificados en todo el mundo, TÜV SÜD ofrece servicios intersectoriales en materia de pruebas y certificación, inspección, auditoría y certificación de sistemas, consultoría técnica y formación. La empresa otorga el máximo valor a los estándares de seguridad, la calidad y la transparencia, tanto en sus servicios como en sus procesos internos. La organización eficiente de las reuniones de la junta directiva y del comité es una parte clave para ello. Como la gobernanza corporativa, la transparencia y la digitalización coherentes son esenciales para TÜV SÜD, se necesitaba una solución que aumentara la eficiencia y, al mismo tiempo, ofreciera una trazabilidad total.

En una conversación con Anja Wickertsheim, líder de proyectos corporativos de Corporate Legal Operations & Technology, Sabrina K., asistente del presidente del consejo de administración, y la Dra. Johanna Hauser, directora de oficina y gobierno corporativo, aprendimos cómo TÜV SÜD utiliza Boardwise para satisfacer estas necesidades.

EL DESAFÍO

¿Desde cuándo TÜV SÜD utiliza Boardwise y qué motivó su implementación?

Sabrina: «Llevamos usando Boardwise oficialmente desde noviembre del año pasado. Antes de eso, ya estábamos en una fase de prueba para explorar las funciones. La implementación propiamente dicha se llevó a cabo como parte de la implementación para las reuniones de nuestra junta directiva».

¿Cómo era la gestión de reuniones antes?

Sabrina: «Antes de Boardwise, implicaba mucho trabajo manual, detallado y lento. Ahora, el proceso está en gran medida automatizado. Los usuarios deben tomar medidas por sí mismos para enviar los puntos del orden del día o cargar documentos, lo que me ahorra una enorme cantidad de trabajo».

LA SOLUCIÓN

¿Qué mejoras ha aportado Boardwise?

Sabrina: «Utilizo Boardwise principalmente en las reuniones de la junta directiva. El mayor beneficio es la automatización. Solía empezar a prepararme días antes de la fecha límite y dedicaba muchas horas a enviar recordatorios y a coordinar. Ahora puedo abrir la agenda el día anterior, revisarla y finalizar todo con un mínimo esfuerzo».

Anja: «Boardwise es muy fácil de usar. Pude navegar por el sistema de forma intuitiva sin necesidad de formación ni de un manual. Esto también facilita la participación de los suplentes».

Johanna: «La fácil edición de la agenda me parece particularmente útil. Los temas de la agenda se pueden mover arrastrando y soltando, e incluyen el cálculo automático del tiempo. Eso solía llevar mucho más tiempo».

LOS RESULTADOS

¿Cómo ha cambiado tu trabajo diario con Boardwise?

Sabrina: «Un ejemplo específico es la creación de invitaciones a reuniones: solía enviar correos electrónicos a cada participante de forma individual después de finalizar la agenda, lo que añadía otra hora de trabajo. Si algo cambiaba después, tenía que ajustar cada franja horaria manualmente. Ahora solo se necesitan dos clics: enviar la invitación y listo. Incluso las actualizaciones son rápidas y sencillas con un solo clic».

¿Cómo afecta Boardwise a la colaboración y la transparencia dentro de la empresa?

Sabrina: «Una gran ventaja es que ahora todos los usuarios participan en todo el proceso. Antes, presentaban sus documentos y tenían poca o ninguna información adicional. Ahora pueden hacer cambios, hacer un seguimiento del estado y ver las decisiones finales».

Johanna: «La herramienta hace que el trabajo en comité sea más tangible para nuestros colegas. Las reuniones están más integradas en las operaciones diarias de la empresa gracias a la transparencia que brinda Boardwise».

CONCLUSIÓN

Anja: «Boardwise nos ahorra tiempo, aumenta la eficiencia y reduce significativamente los errores. Anteriormente, los documentos se administraban en Excel, Word o PowerPoint; ahora, todo se almacena de forma sistémica, es fácil de editar y se puede rastrear».

Johanna: «Crea un mayor sentido de propiedad en los procesos de toma de decisiones de la empresa. La aceptación de las decisiones de liderazgo aumenta porque los empleados involucrados pueden acceder a la situación actual y comprender el proceso en cualquier momento».

Sabrina: «La transparencia de los procesos ha mejorado. Las actas de las reuniones están disponibles más rápidamente y los extractos se pueden compartir fácil y rápidamente. Durante las reuniones de la junta directiva, como planificador, ya puedo hacer un seguimiento de las decisiones que se están tomando en tiempo real, y el resumen posterior a la reunión es mucho más rápido».

Para TÜV SÜD, la implementación de Boardwise no solo significa una mayor eficiencia, sino que también garantiza el cumplimiento de sus estándares de gobierno. Al mismo tiempo, es lo suficientemente flexible como para adaptarse a los requisitos cambiantes.

La herramienta garantiza que la organización de las reuniones, la documentación y los procesos de toma de decisiones cumplan con los más altos estándares de seguridad y trazabilidad.

Con Boardwise, TÜV SÜD ha encontrado una solución que no solo optimiza la gestión de las reuniones, sino que también apoya el cumplimiento de los estándares de gobierno. Su interfaz intuitiva, su rápida implementación y su alta aceptación por parte de los usuarios hacen de Boardwise una opción preparada para el futuro para una gestión eficiente de los comités.