Casestudy: Efficiënt vergaderbeheer bij TÜV SÜD met Boardwise

OVER TÜV SÜD

Met 30.000 hooggekwalificeerde werknemers wereldwijd biedt TÜV SÜD sectoroverschrijdende diensten op het gebied van testen en certificering, inspectie, auditing en systeemcertificering, technisch advies en training. Het bedrijf hecht de hoogste waarde aan veiligheidsnormen, kwaliteit en transparantie — zowel in zijn diensten als in de interne processen. Een efficiënte organisatie van bestuurs- en commissievergaderingen is een belangrijk onderdeel hiervan. Omdat consistent ondernemingsbestuur, transparantie en digitalisering essentieel zijn bij TÜV SÜD, was er een oplossing nodig die de efficiëntie zou verhogen en tegelijkertijd volledige traceerbaarheid zou bieden.

In een gesprek met Anja Wickertsheim, Corporate Project Leader bij Corporate Legal Operations & Technology, Sabrina K., assistent van de voorzitter van de Raad, en Dr. Johanna Hauser, hoofd Corporate Office/Governance, hebben we geleerd hoe TÜV SÜD Boardwise gebruikt om aan deze behoeften te voldoen.

DE UITDAGING

Sinds wanneer gebruikt TÜV SÜD Boardwise en wat was de aanleiding voor de implementatie?

Sabrina: „Sinds november vorig jaar maken we officieel gebruik van Boardwise. Daarvoor waren we al in een testfase om de functies te verkennen. De daadwerkelijke uitrol vond plaats als onderdeel van de implementatie voor onze bestuursvergaderingen.”

Hoe was het management van vergaderingen vroeger?

Sabrina: „Voor Boardwise was er veel handwerk nodig — het was gedetailleerd en tijdrovend. Nu is het proces grotendeels geautomatiseerd. Gebruikers moeten zelf actie ondernemen om agendapunten in te dienen of documenten te uploaden, wat me enorm veel werk bespaart.”

DE OPLOSSING

Welke verbeteringen heeft Boardwise opgeleverd?

Sabrina: „Ik gebruik Boardwise vooral rond bestuursvergaderingen. Het grootste voordeel is automatisering. Vroeger begon ik dagen voor de deadline met de voorbereidingen en besteedde ik vele uren aan het versturen van herinneringen en het coördineren. Nu kan ik de agenda de dag ervoor openen, bekijken en alles afronden met minimale inspanning.”

Anja: „Boardwise is erg gebruiksvriendelijk. Ik kon intuïtief door het systeem navigeren zonder dat ik training of een handleiding nodig had. Dat maakt het ook makkelijker voor wisselspelers om in te springen.”

Johanna: „Ik vind de eenvoudige bewerking van de agenda bijzonder nuttig. Agendapunten kunnen via drag-and-drop worden verplaatst, inclusief automatische tijdberekening. Vroeger was dat veel tijdrovender.”

DE RESULTATEN

Hoe is je dagelijkse werk veranderd met Boardwise?

Sabrina: „Een specifiek voorbeeld is het maken van uitnodigingen voor vergaderingen: vroeger e-mailde ik elke deelnemer afzonderlijk na het afronden van de agenda, wat nog een uur werk opleverde. Als er daarna iets veranderde, moest ik elk tijdslot handmatig aanpassen. Nu hoef je maar twee keer te klikken: uitnodiging versturen, klaar. Zelfs updates zijn snel en eenvoudig met een enkele klik.”

Hoe beïnvloedt Boardwise de samenwerking en transparantie binnen het bedrijf?

Sabrina: „Een groot voordeel is dat alle gebruikers nu bij het hele proces betrokken zijn. Voorheen dienden ze hun documenten in en hadden ze verder weinig of geen inzicht. Nu kunnen ze wijzigingen aanbrengen, de status volgen en definitieve beslissingen bekijken.”

Johanna: „De tool maakt commissiewerk tastbaarder voor onze collega's. Vergaderingen zijn meer geïntegreerd in de dagelijkse activiteiten van het bedrijf dankzij de transparantie die Boardwise biedt.”

CONCLUSIE

Anja: „Boardwise bespaart ons tijd, verhoogt de efficiëntie en vermindert het aantal fouten aanzienlijk. Voorheen werden documenten beheerd in Excel, Word of PowerPoint — nu wordt alles systematisch opgeslagen, eenvoudig te bewerken en traceerbaar.”

Johanna: „Het zorgt voor een sterker gevoel van eigenaarschap in de besluitvormingsprocessen van het bedrijf. De acceptatie van leiderschapsbeslissingen neemt toe omdat betrokken werknemers op elk moment toegang hebben tot de huidige status en inzicht hebben in het proces.”

Sabrina: „De transparantie van processen is verbeterd. Vergadernotulen zijn sneller beschikbaar en fragmenten kunnen eenvoudig en snel worden gedeeld. Tijdens bestuursvergaderingen kunnen planners al in realtime bijhouden welke beslissingen worden genomen, en na de vergadering verloopt de afronding veel sneller.”

Voor TÜV SÜD betekent de implementatie van Boardwise niet alleen meer efficiëntie, maar zorgt het ook voor naleving van hun bestuursnormen. Tegelijkertijd is het flexibel genoeg om zich aan te passen aan veranderende vereisten.

De tool garandeert dat de organisatie, documentatie en besluitvormingsprocessen van vergaderingen voldoen aan de hoogste normen voor beveiliging en traceerbaarheid.

Met Boardwise heeft TÜV SÜD een oplossing gevonden die niet alleen het beheer van vergaderingen optimaliseert, maar ook de naleving van bestuursnormen ondersteunt. De intuïtieve interface, snelle implementatie en hoge gebruikersacceptatie maken van Boardwise een toekomstbestendige keuze voor efficiënt commissiebeheer.