Caso di studio: Gestione efficiente delle riunioni presso TÜV SÜD con Boardwise

INFORMAZIONI SU TÜV SÜD

Con 30.000 dipendenti altamente qualificati in tutto il mondo, TÜV SÜD fornisce servizi intersettoriali di test e certificazione, ispezione, audit e certificazione di sistema, consulenza tecnica e formazione. L'azienda attribuisce il massimo valore agli standard di sicurezza, alla qualità e alla trasparenza, sia nei suoi servizi che nei processi interni. L'organizzazione efficiente delle riunioni del consiglio di amministrazione e dei comitati è una parte fondamentale di questo processo. Poiché una governance aziendale coerente, la trasparenza e la digitalizzazione sono essenziali per TÜV SÜD, era necessaria una soluzione che aumentasse l'efficienza offrendo al contempo una tracciabilità completa.

In una conversazione con Anja Wickertsheim, Corporate Project Leader presso Corporate Legal Operations & Technology, Sabrina K., assistente del presidente del consiglio di amministrazione, e la dott.ssa Johanna Hauser, responsabile dell'ufficio aziendale/governance, abbiamo appreso come TÜV SÜD utilizza Boardwise per soddisfare queste esigenze.

LA SFIDA

Da quando TÜV SÜD utilizza Boardwise e cosa ha portato all'implementazione?

Sabrina: «Utilizziamo ufficialmente Boardwise dal novembre dello scorso anno. Prima di allora, eravamo già in fase di test per esplorare le funzionalità. L'implementazione effettiva è avvenuta come parte dell'implementazione delle riunioni del nostro consiglio di amministrazione».

Com'era la gestione delle riunioni prima?

Sabrina: «Prima di Boardwise, era necessario un sacco di lavoro manuale, dettagliato e dispendioso in termini di tempo. Ora, il processo è in gran parte automatizzato. Gli utenti devono agire autonomamente per inviare punti all'ordine del giorno o caricare documenti, il che mi fa risparmiare un'enorme quantità di lavoro».

LA SOLUZIONE

Quali miglioramenti ha apportato Boardwise?

Sabrina: «Uso Boardwise principalmente durante le riunioni del consiglio. Il principale vantaggio è l'automazione. Iniziavo a prepararmi giorni prima della scadenza e trascorrevo molte ore a inviare promemoria e coordinarmi. Ora posso aprire l'agenda il giorno prima, rivederla e finalizzare tutto con il minimo sforzo».

Anja: «Boardwise è molto intuitivo. Sono stato in grado di navigare nel sistema in modo intuitivo senza bisogno di formazione o di un manuale. In questo modo è anche più facile per i sostituti intervenire».

Johanna: «Trovo particolarmente utile la facile modifica dell'agenda. Gli elementi dell'agenda possono essere spostati tramite drag-and-drop, con calcolo automatico del tempo incluso. Una volta richiedeva molto più tempo».

I RISULTATI

Com'è cambiato il tuo lavoro quotidiano con Boardwise?

Sabrina: «Un esempio specifico è la creazione di inviti alle riunioni: inviavo un'e-mail a ogni partecipante individualmente dopo aver finalizzato l'agenda, il che aggiungeva un'altra ora di lavoro. Se qualcosa cambiava in seguito, dovevo modificare manualmente ogni fascia oraria. Ora bastano due clic: invia l'invito e il gioco è fatto. Anche gli aggiornamenti sono rapidi e semplici con un solo clic».

In che modo Boardwise influisce sulla collaborazione e sulla trasparenza all'interno dell'azienda?

Sabrina: «Un enorme vantaggio è che ora tutti gli utenti sono coinvolti durante l'intero processo. In precedenza, presentavano i loro documenti e avevano poche o nessuna ulteriore informazione. Ora possono apportare modifiche, monitorare lo stato e visualizzare le decisioni finali».

Johanna: «Lo strumento rende il lavoro in commissione più tangibile per i nostri colleghi. Le riunioni sono più integrate nelle operazioni quotidiane dell'azienda grazie alla trasparenza offerta da Boardwise».

CONCLUSIONE

Anja: «Boardwise ci fa risparmiare tempo, aumenta l'efficienza e riduce significativamente gli errori. In precedenza, i documenti venivano gestiti in Excel, Word o PowerPoint: ora tutto è archiviato in modo sistematico, facile da modificare e tracciabile».

Johanna: «Crea un maggiore senso di appartenenza nei processi decisionali dell'azienda. L'accettazione delle decisioni di leadership aumenta perché i dipendenti coinvolti possono accedere allo stato attuale e comprendere il processo in qualsiasi momento».

Sabrina: «La trasparenza dei processi è migliorata. I verbali delle riunioni sono disponibili più rapidamente e gli estratti possono essere condivisi facilmente e tempestivamente. Durante le riunioni del consiglio di amministrazione, in qualità di organizzatore posso già tenere traccia delle decisioni prese in tempo reale e la conclusione dopo la riunione è molto più rapida».

Per TÜV SÜD, l'implementazione di Boardwise non significa solo una maggiore efficienza, ma garantisce anche la conformità ai loro standard di governance. Allo stesso tempo, è sufficientemente flessibile da adattarsi ai mutevoli requisiti.

Lo strumento garantisce che l'organizzazione delle riunioni, la documentazione e i processi decisionali soddisfino i più elevati standard di sicurezza e tracciabilità.

Con Boardwise, TÜV SÜD ha trovato una soluzione che non solo ottimizza la gestione delle riunioni, ma supporta anche la conformità agli standard di governance. La sua interfaccia intuitiva, la rapida implementazione e l'elevata accettazione da parte degli utenti rendono Boardwise una scelta a prova di futuro per una gestione efficiente dei comitati.