Studium przypadku: Efektywne zarządzanie spotkaniami w TÜV SÜD z Boardwise

O TÜV SÜD

Zatrudniając 30 000 wysoko wykwalifikowanych pracowników na całym świecie, TÜV SÜD świadczy usługi międzybranżowe w zakresie testowania i certyfikacji, inspekcji, audytu i certyfikacji systemów, doradztwa technicznego i szkoleń. Firma przywiązuje najwyższą wagę do standardów bezpieczeństwa, jakości i przejrzystości — zarówno w zakresie usług, jak i procesów wewnętrznych. Kluczową częścią tego jest sprawna organizacja posiedzeń zarządu i komisji. Ponieważ spójny ład korporacyjny, przejrzystość i cyfryzacja są niezbędne w TÜV SÜD, potrzebne było rozwiązanie, które zwiększałoby wydajność przy jednoczesnym zapewnieniu pełnej identyfikowalności.

W rozmowie z Anją Wickertsheim, Liderką Projektów Korporacyjnych w Corporate Legal Operations & Technology, Sabriną K., asystentką Prezesa Zarządu, oraz dr Johanną Hauser, Dyrektorem Biura Korporacyjnego i Ładu Korporacyjnego, dowiedzieliśmy się, w jaki sposób TÜV SÜD wykorzystuje Boardwise do zaspokojenia tych potrzeb.

WYZWANIE

Od kiedy TÜV SÜD korzysta z Boardwise i co skłoniło do wdrożenia?

Sabrina: „Oficjalnie używamy Boardwise od listopada ubiegłego roku. Wcześniej byliśmy już w fazie testowania, aby zbadać funkcje. Rzeczywiste wdrożenie nastąpiło w ramach realizacji naszych posiedzeń zarządu”.

Jak wyglądało wcześniej zarządzanie spotkaniami?

Sabrina: „Przed Boardwise wymagało dużo pracy ręcznej — była szczegółowa i czasochłonna. Teraz proces jest w dużej mierze zautomatyzowany. Użytkownicy muszą sami podjąć działania, aby przesłać punkty porządku obrad lub przesłać dokumenty, co oszczędza mi ogromną ilość pracy”.

ROZWIĄZANIE

Jakie ulepszenia wprowadził Boardwise?

Sabrina: „Używam Boardwise głównie wokół spotkań zarządu. Największą korzyścią jest automatyzacja. Kiedyś zaczynałem przygotowywać się kilka dni przed terminem i spędzałem wiele godzin na wysyłaniu przypomnień i koordynacji. Teraz mogę otworzyć program dzień wcześniej, przejrzeć go i sfinalizować wszystko przy minimalnym wysiłku”.

Anja: „Boardwise jest bardzo przyjazny dla użytkownika. Byłem w stanie intuicyjnie poruszać się po systemie bez konieczności szkolenia lub podręcznika. Ułatwia to również wskoczenie substytutom”.

Johanna: „Uważam, że łatwa edycja programu jest szczególnie pomocna. Punkty porządku obrad można przenosić za pomocą przeciągania i upuszczania, z uwzględnieniem automatycznego obliczania czasu. Kiedyś było to znacznie bardziej czasochłonne”.

WYNIKI

Jak zmieniła się Twoja codzienna praca z Boardwise?

Sabrina: „Konkretnym przykładem jest tworzenie zaproszeń na spotkania: zwykłem wysyłać e-maile do każdego uczestnika indywidualnie po sfinalizowaniu programu, co dodało kolejną godzinę pracy. Jeśli coś się później zmieniło, musiałem ręcznie dostosować każdy przedział czasowy. Teraz wystarczy tylko dwa kliknięcia - wyślij zaproszenie, gotowe. Nawet aktualizacje są szybkie i łatwe za pomocą jednego kliknięcia”.

Jak Boardwise wpływa na współpracę i przejrzystość w firmie?

Sabrina: „Ogromną korzyścią jest to, że wszyscy użytkownicy są teraz zaangażowani w cały proces. Wcześniej przedkładali swoje dokumenty i mieli niewielki lub żaden dalszy wgląd. Teraz mogą wprowadzać zmiany, śledzić status i przeglądać ostateczne decyzje”.

Johanna: „Narzędzie sprawia, że praca komisji jest bardziej namacalna dla naszych kolegów. Spotkania są bardziej zintegrowane z codzienną działalnością firmy dzięki przejrzystości zapewnianej przez Boardwise.”

KONKLUZJA

Anja: „Boardwise oszczędza nam czas, zwiększa wydajność i znacznie zmniejsza liczbę błędów. Wcześniej dokumenty były zarządzane w programie Excel, Word lub PowerPoint — teraz wszystko jest przechowywane systemowo, łatwe do edycji i identyfikowalne.

Johanna: „Stwarza silniejsze poczucie własności w procesach decyzyjnych firmy. Akceptacja decyzji przywódczych wzrasta, ponieważ zaangażowani pracownicy mogą uzyskać dostęp do aktualnego statusu i zrozumieć proces w dowolnym momencie.

Sabrina: „Poprawiła się przejrzystość procesów. Protokoły ze spotkań są dostępne szybciej, a fragmenty można udostępniać łatwo i szybko. Podczas posiedzeń zarządu jako planista mogę już śledzić, które decyzje są podejmowane w czasie rzeczywistym, a podsumowanie po spotkaniu jest znacznie szybsze”.

Dla TÜV SÜD wdrożenie Boardwise oznacza nie tylko zwiększoną wydajność, ale także zapewnia zgodność ze standardami zarządzania. Jednocześnie jest wystarczająco elastyczny, aby dostosować się do zmieniających się wymagań.

Narzędzie gwarantuje, że organizacja spotkań, dokumentacja i procesy decyzyjne spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa i identyfikowalności.

Dzięki Boardwise TÜV SÜD znalazło rozwiązanie, które nie tylko optymalizuje zarządzanie spotkaniami, ale także wspiera zgodność ze standardami zarządzania. Intuicyjny interfejs, szybka implementacja i wysoka akceptacja użytkowników sprawiają, że Boardwise jest przyszłościowym wyborem dla wydajnego zarządzania komitetami.