Website: https://www.schott-pharma.com/de
Neue Anforderungen im Kapitalmarktumfeld
Mit dem Börsengang veränderten sich bei SCHOTT Pharma die Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und formale Prozessstabilität in der Gremienarbeit grundlegend. Als führender Anbieter von pharmazeutischen Primärverpackungen im regulierten Life-Science-Umfeld musste das Unternehmen seine Governance-Strukturen konsequent an die Rahmenbedingungen einer börsennotierten Aktiengesellschaft anpassen und diese systematisch weiterentwickeln.
Im Zuge dieser Transformation entstand die operative Verantwortung für die Organisation von Aufsichtsrat und Prüfungsausschuss. Mit wachsender Komplexität wurde jedoch deutlich, dass bestehende Abläufe zwar funktionierten, jedoch nicht in einem integrierten System verankert waren.
Ziel war es daher, die Gremienarbeit strukturell, revisionssicher und langfristig skalierbar aufzustellen.
Svenja Hennig, Sekretärin und Managementassistentin, und Evelyn Barth-Schneider, Executive Assistant to CEO & Chairman of the Board of Management, verantworten bei SCHOTT Pharma die organisatorische Umsetzung der Gremienarbeit und begleiten die Weiterentwicklung der Governance-Strukturen.
„Wir suchten eine Lösung, die einfacher ist und uns Arbeit abnimmt“, beschreibt Barth-Schneider die Motivation hinter der Entscheidung.
Von Einzellösungen zur integrierten Systemlogik
Vor der Einführung von Boardwise war die Gremienarbeit bereits digital organisiert, jedoch über mehrere Systeme verteilt.
„Wir haben mit Outlook, E-Mail, Excel, Word und Teams gearbeitet und irgendwann fehlte der Gesamtüberblick“, beschreibt Hennig den Arbeitsalltag vor Boardwise.
Diese Parallelstrukturen waren zwar funktional, aber nicht integriert. Transparenz, Versionierung und Statusklarheit ließen sich nur mit hohem Abstimmungsaufwand sicherstellen.
Mit Boardwise wurde diese Fragmentierung aufgelöst. Agenda-Planung, Einladungsmanagement und Dokumentenstruktur werden nun in einer zentralen Umgebung abgebildet und sind gleichzeitig vollständig eingebettet in die bestehende Microsoft-Teams-Infrastruktur von SCHOTT Pharma.
Struktur als Steuerungsinstrument
Ein zentrales Element der neuen Arbeitsweise bei SCHOTT ist die systemgestützte Agenda-Logik. Sie bildet den organisatorischen Kern jeder Sitzung und verknüpft Planung, Zeitstruktur und Kommunikation in einer konsistenten Systemumgebung.
„Dass wir die Agenda direkt im Tool erstellen können und sich die Zeitplanung automatisch berechnet, erleichtert die Vorbereitung erheblich“, erklärt Barth-Schneider.
Zugleich entsteht eine neue Transparenz im Prozess:
„Jetzt sieht jeder den aktuellen Status. Das war mit den vielen unterschiedlichen Systemen vorher nicht gegeben“, stellt Hennig fest.
Änderungen sind nachvollziehbar und systemisch verankert, was einen wesentlichen Schritt hin zu konsistenter und belastbarer Gremienorganisation darstellte.
Architektur mit Raum zur Skalierung
Die Einführung von Boardwise versteht SCHOTT Pharma nicht als punktuelle Systemeinführung, sondern als gezielten Aufbau einer langfristig tragfähigen Governance-Infrastruktur.
„Unser längerfristiges Ziel ist es, alle Gremiensitzungen hier im Haus in Boardwise abzubilden, sodass alles zentral an einer Stelle gebündelt ist“, erläutert Svenja Hennig.
Boardwise schafft damit eine skalierbare Grundlage für wachsende organisatorische Anforderungen. Die Gremienarbeit bleibt so auch bei zunehmender Komplexität klar strukturiert und verlässlich.
Umlaufbeschlüsse als Hebel für effizientere Entscheidungswege
Auch informelle Abstimmungsprozesse sollen bei SCHOTT Pharma zunehmend strukturell verankert werden.
„Die Koordination von Umlaufbeschlüssen erfolgt bislang aufwendig per E-Mail“, erläutert Barth-Schneider.
Mit der Einführung der entsprechenden Funktion in Boardwise soll dieser Prozess nun systemisch abgebildet werden. Zustimmungen, Fristen und Beschlussfassungen werden strukturiert erfasst und transparent dokumentiert. Dadurch entsteht ein konsistenter Workflow, der formelle Entscheidungen auch außerhalb von Sitzungen nachvollziehbar und governance-konform verankert.
Sicherheit und Integration als Fundament
Als börsennotiertes Unternehmen unterliegt SCHOTT Pharma besonders hohen Anforderungen an Informationssicherheit, Datenschutz und Systemstabilität. Die technologische Einbettung einer Lösung in die bestehende IT-Landschaft ist daher weniger ein Komfortfaktor als eine zentrale Voraussetzung.
Vor diesem Hintergrund war die enge Integration von Boardwise in die bestehende Microsoft-Umgebung ein entscheidender Aspekt im Auswahlprozess.
„Unsere IT-Kollegen haben die Zusammenarbeit als sehr unkompliziert beschrieben. Durch die Microsoft-basierte Integration wurden alle Sicherheitsvorkehrungen erfüllt, sonst wären wir nicht live gegangen“, konkludiert Barth-Schneider.
Vom Onboarding zur langfristigen Begleitung
Neben der strukturellen Qualität der Lösung hebt SCHOTT Pharma insbesondere die Zusammenarbeit mit dem Boardwise-Team hervor.
„Die Zusammenarbeit war durchweg sehr professionell, freundlich und hilfsbereit: beginnend bei der Einführung bis zur Betreuung jetzt“, fasst Barth-Schneider die Begleitung zusammen.
Boardwise wird dabei nicht als standardisiertes Produkt wahrgenommen, sondern als Lösung, die im Dialog weiterentwickelt und an die spezifischen Anforderungen der Organisation angepasst wird. Fragen, Ideen und individuelle Anforderungen wurden aufgegriffen und geprüft – eine Arbeitsweise, die die nachhaltige Verankerung im Unternehmen unterstützt.
„Egal was für eine Idee wir hatten: Es wurde immer geprüft, ob es umsetzbar ist“, beschreibt Hennig den gemeinsamen Prozess.
Fazit: Governance wird zur Infrastruktur
Mit der Einführung von Boardwise entwickelt SCHOTT Pharma seine Gremienarbeit konsequent weiter und schafft transparente sowie nachvollziehbare Entscheidungsprozesse.
Die Zusammenführung zuvor verteilter Abläufe erhöht die Klarheit und Steuerungsfähigkeit der Organisation.
Die Implementierung steht damit für einen nachhaltigen Entwicklungsschritt im Einklang mit den Anforderungen einer börsennotierten Aktiengesellschaft.
Bereit für Governance auf Kapitalmarktniveau?
Mit dem Börsengang steigen die Anforderungen an Transparenz, Prozesssicherheit und revisionsfeste Dokumentation.
Gremienarbeit muss unter diesen Bedingungen als zentrales Steuerungsinstrument ausgestaltet sein: strukturiert, transparent und revisionssicher.
Boardwise unterstützt Unternehmen dabei, ihre Gremienorganisation integriert und zukunftsfähig aufzusetzen. Agenda-Planung, Dokumentation und Beschlussprozesse werden in einer konsistenten Umgebung gebündelt – nahtlos eingebettet in Microsoft 365.
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