.png)
Nettside: https://www.schott-pharma.com
Nye krav i kapitalmarkedsmiljøet
Med børsnoteringen endret kravene til transparens, sporbarhet og formell prosessstabilitet i organarbeidet seg grunnleggende hos SCHOTT Pharma. Som ledende leverandør av farmasøytiske primæremballasjer i det regulerte life-science-miljøet måtte selskapet konsekvent tilpasse sine styringsstrukturer til rammebetingelsene for et børsnotert aksjeselskap og systematisk videreutvikle disse.
I løpet av denne transformasjonen oppstod det operasjonelle ansvaret for organiseringen av styre og revisjonsutvalg. Med økende kompleksitet ble det imidlertid tydelig at eksisterende prosesser fungerte, men ikke var forankret i et integrert system.
Målet var derfor å etablere organarbeidet strukturelt, revisjonssikkert og langsiktig skalerbart.
Svenja Hennig, sekretær og lederassistent, og Evelyn Barth-Schneider, Executive Assistant to CEO & Chairman of the Board of Management, har ansvar hos SCHOTT Pharma for organisatorisk gjennomføring av organarbeidet og følger videreutviklingen av styringsstrukturene.
"Vi søkte en løsning som er enklere og tar arbeid fra oss", beskriver Barth-Schneider motivasjonen bak beslutningen.
Fra enkeltløsninger til integrert systemlogikk
Før innføringen av Boardwise var organarbeidet allerede digitalt organisert, men fordelt over flere systemer.
"Vi har arbeidet med Outlook, e-post, Excel, Word og Teams, og etter hvert manglet helhetsbildet", beskriver Hennig arbeidshverdagen før Boardwise.
Disse parallellstrukturene var riktignok funksjonelle, men ikke integrerte. Transparens, versjonering og statusklarhet kunne kun sikres med høyt koordineringsarbeid.
Med Boardwise ble denne fragmenteringen oppløst. Agenda-planlegging, invitasjonshåndtering og dokumentstruktur avbildes nå i et sentralt miljø og er samtidig fullstendig innebygd i SCHOTT Pharmas eksisterende Microsoft Teams-infrastruktur.
Struktur som styringsverktøy
Et sentralt element i den nye arbeidsformen hos SCHOTT er den systemstøttede agenda-logikken. Den danner den organisatoriske kjernen i hvert møte og knytter planlegging, tidsstruktur og kommunikasjon sammen i et konsistent systemmiljø.
"At vi kan opprette agendaen direkte i verktøyet og at tidsplanleggingen beregnes automatisk, letter forberedelsene betydelig", forklarer Barth-Schneider.
Samtidig oppstår ny transparens i prosessen:
"Nå ser alle den aktuelle statusen. Det var ikke tilfellet med de mange forskjellige systemene tidligere", konstaterer Hennig.
Endringer er sporbare og systemisk forankret, noe som representerte et vesentlig skritt mot konsistent og robust organorganisering.
Arkitektur med rom for skalering
Innføringen av Boardwise forstås ikke av SCHOTT Pharma som en punktuell systeminnføring, men som målrettet oppbygging av en langsiktig bærekraftig styringsinfrastruktur.
"Vårt langsiktige mål er å avbilde alle organmøter i huset her i Boardwise, slik at alt samles sentralt på ett sted", utdyper Svenja Hennig.
Boardwise skaper dermed et skalerbart grunnlag for økende organisatoriske krav. Organarbeidet forblir slik klart strukturert og pålitelig selv ved økende kompleksitet.
Sirkulasjonsbeslutninger som innflytelse for mer effektive beslutningsveier
Også uformelle koordineringsprosesser skal hos SCHOTT Pharma i økende grad forankres strukturelt.
"Koordineringen av sirkulasjonsbeslutninger skjer hittil tidkrevende per e-post", forklarer Barth-Schneider.
Med innføringen av tilsvarende funksjon i Boardwise skal denne prosessen nå avbildes systemisk. Godkjennelser, frister og beslutningsfatning registreres strukturert og dokumenteres transparent. Derved oppstår en konsistent arbeidsflyt som forankrer formelle beslutninger også utenfor møter sporbart og i samsvar med styringsprinsippene.
Sikkerhet og integrasjon som fundament
Som børsnotert selskap underlegges SCHOTT Pharma spesielt høye krav til informasjonssikkerhet, personvern og systemstabilitet. Den teknologiske innbyggingen av en løsning i det eksisterende IT-landskapet er derfor mindre en komfortfaktor enn en sentral forutsetning.
Mot denne bakgrunnen var den tette integrasjonen av Boardwise i det eksisterende Microsoft-miljøet et avgjørende aspekt i utvelgelsesprosessen.
"Våre IT-kolleger har beskrevet samarbeidet som meget ukomplisert. Gjennom den Microsoft-baserte integrasjonen ble alle sikkerhetstiltak oppfylt, ellers hadde vi ikke gått live", konkluderer Barth-Schneider.
Fra onboarding til langsiktig oppfølging
Utover den strukturelle kvaliteten til løsningen fremhever SCHOTT Pharma særlig samarbeidet med Boardwise-teamet.
"Samarbeidet var gjennomgående meget profesjonelt, vennlig og hjelpsomt: fra innføringen til betrygningen nå", oppsummerer Barth-Schneider oppfølgingen.
Boardwise oppfattes derved ikke som et standardisert produkt, men som en løsning som videreutvikles i dialog og tilpasses organisasjonens spesifikke krav. Spørsmål, ideer og individuelle krav ble tatt opp og vurdert – en arbeidsform som støtter bærekraftig forankring i selskapet.
"Uansett hvilken idé vi hadde: Det ble alltid vurdert om det var gjennomførbart", beskriver Hennig den felles prosessen.
Konklusjon: Styring blir til infrastruktur
Med innføringen av Boardwise utvikler SCHOTT Pharma sitt organarbeid konsekvent videre og skaper transparente samt sporbare beslutningsprosesser.
Sammenslagingen av tidligere fordelte prosesser øker klarhet og styringsfähigheten til organisasjonen.
Implementeringen står dermed for et bærekraftig utviklingsskritt i samsvar med kravene til et børsnotert aksjeselskap.
Klar for styring på kapitalmarkedsnivå?
Med børsnoteringen øker kravene til transparens, prosesssikkerhet og revisjonssikker dokumentasjon.
Organarbeid må under disse betingelsene utformes som sentralt styringsverktøy: strukturert, transparent og revisjonssikkert.
Boardwise støtter selskaper i å etablere sin organorganisering integrert og fremtidsrettet. Agenda-planlegging, dokumentasjon og beslutningsprosesser samles i et konsistent miljø – sømløst innebygd i Microsoft 365.
👉 Avtal en personlig demo og få vite hvordan ditt organarbeid kan etableres kapitalmarkedsegnet og revisjonssikkert.
