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Sito web: https://www.schott-pharma.com
Nuovi requisiti nell'ambiente dei mercati di capitali
Con la quotazione in borsa, i requisiti di trasparenza, tracciabilità e stabilità dei processi formali nel lavoro degli organi societari sono cambiati radicalmente presso SCHOTT Pharma. Come fornitore leader di imballaggi farmaceutici primari nell'ambiente regolamentato delle scienze della vita, l'azienda ha dovuto adattare coerentemente le proprie strutture di governance alle condizioni quadro di una società per azioni quotata in borsa e svilupparle sistematicamente.
Nel corso di questa trasformazione è nata la responsabilità operativa per l'organizzazione del consiglio di sorveglianza e del comitato di revisione. Con la crescente complessità, tuttavia, è diventato evidente che i processi esistenti funzionavano ma non erano ancorati in un sistema integrato.
L'obiettivo era quindi quello di strutturare il lavoro degli organi societari in modo strutturale, a prova di revisione e scalabile a lungo termine.
Svenja Hennig, Segretaria e Assistente di direzione, ed Evelyn Barth-Schneider, Executive Assistant to CEO & Chairman of the Board of Management, sono responsabili presso SCHOTT Pharma dell'implementazione organizzativa del lavoro degli organi societari e accompagnano lo sviluppo delle strutture di governance.
"Cercavamo una soluzione più semplice che ci alleggerisse il lavoro", descrive Barth-Schneider la motivazione dietro la decisione.
Dalle soluzioni singole alla logica di sistema integrata
Prima dell'introduzione di Boardwise, il lavoro degli organi societari era già organizzato digitalmente, ma distribuito su più sistemi.
"Lavoravamo con Outlook, e-mail, Excel, Word e Teams e a un certo punto mancava la visione d'insieme", descrive Hennig la routine lavorativa prima di Boardwise.
Queste strutture parallele erano funzionali ma non integrate. Trasparenza, versionamento e chiarezza dello stato potevano essere garantiti solo con un elevato sforzo di coordinamento.
Con Boardwise questa frammentazione è stata risolta. Pianificazione dell'ordine del giorno, gestione degli inviti e struttura dei documenti sono ora rappresentati in un ambiente centrale e allo stesso tempo completamente integrati nell'infrastruttura Microsoft Teams esistente di SCHOTT Pharma.
La struttura come strumento di controllo
Un elemento centrale del nuovo modo di lavorare presso SCHOTT è la logica dell'ordine del giorno supportata dal sistema. Essa costituisce il nucleo organizzativo di ogni riunione e collega pianificazione, struttura temporale e comunicazione in un ambiente di sistema coerente.
"Il fatto che possiamo creare l'ordine del giorno direttamente nello strumento e che la pianificazione temporale si calcoli automaticamente facilita considerevolmente la preparazione", spiega Barth-Schneider.
Allo stesso tempo nasce una nuova trasparenza nel processo:
"Ora tutti vedono lo stato attuale. Questo non era possibile prima con i molti sistemi diversi", constata Hennig.
I cambiamenti sono tracciabili e ancorati sistemicamente, il che rappresentava un passo essenziale verso un'organizzazione degli organi societari coerente e affidabile.
Architettura con spazio per la scalabilità
SCHOTT Pharma non intende l'introduzione di Boardwise come un'implementazione puntuale del sistema, ma come la costruzione mirata di un'infrastruttura di governance sostenibile a lungo termine.
"Il nostro obiettivo a lungo termine è quello di rappresentare tutte le riunioni degli organi societari qui in azienda in Boardwise, in modo che tutto sia raggruppato centralmente in un unico punto", spiega Svenja Hennig.
Boardwise crea così una base scalabile per i crescenti requisiti organizzativi. Il lavoro degli organi societari rimane così chiaramente strutturato e affidabile anche con la crescente complessità.
Deliberazioni circolari come leva per percorsi decisionali più efficienti
Anche i processi di coordinamento informali dovranno essere sempre più ancorati strutturalmente presso SCHOTT Pharma.
"Il coordinamento delle deliberazioni circolari avviene finora laboriosamente via e-mail", spiega Barth-Schneider.
Con l'introduzione della funzione corrispondente in Boardwise, questo processo dovrà ora essere rappresentato sistemicamente. Approvazioni, scadenze e deliberazioni vengono registrate strutturalmente e documentate in modo trasparente. Nasce così un workflow coerente che ancora decisioni formali in modo tracciabile e conforme alla governance anche al di fuori delle riunioni.
Sicurezza e integrazione come fondamento
Come azienda quotata in borsa, SCHOTT Pharma è soggetta a requisiti particolarmente elevati in termini di sicurezza delle informazioni, protezione dei dati e stabilità del sistema. L'integrazione tecnologica di una soluzione nel panorama IT esistente è quindi meno un fattore di comfort che un prerequisito centrale.
In questo contesto, la stretta integrazione di Boardwise nell'ambiente Microsoft esistente è stato un aspetto decisivo nel processo di selezione.
"I nostri colleghi IT hanno descritto la collaborazione come molto semplice. Attraverso l'integrazione basata su Microsoft sono state soddisfatte tutte le precauzioni di sicurezza, altrimenti non saremmo andati live", conclude Barth-Schneider.
Dall'onboarding all'accompagnamento a lungo termine
Oltre alla qualità strutturale della soluzione, SCHOTT Pharma evidenzia in particolare la collaborazione con il team Boardwise.
"La collaborazione è stata sempre molto professionale, cordiale e disponibile: dall'introduzione fino all'assistenza attuale", riassume Barth-Schneider l'accompagnamento.
Boardwise non viene percepito come un prodotto standardizzato, ma come una soluzione che viene ulteriormente sviluppata nel dialogo e adattata ai requisiti specifici dell'organizzazione. Domande, idee e requisiti individuali sono stati raccolti e verificati – un modo di lavorare che supporta l'ancoraggio sostenibile nell'azienda.
"Qualunque idea avessimo: è sempre stato verificato se fosse realizzabile", descrive Hennig il processo comune.
Conclusione: La governance diventa infrastruttura
Con l'introduzione di Boardwise, SCHOTT Pharma sviluppa coerentemente il proprio lavoro degli organi societari e crea processi decisionali trasparenti e tracciabili.
La riunificazione di processi precedentemente distribuiti aumenta la chiarezza e la capacità di controllo dell'organizzazione.
L'implementazione rappresenta quindi un passo di sviluppo sostenibile in linea con i requisiti di una società per azioni quotata in borsa.
Pronti per una governance a livello di mercato dei capitali?
Con la quotazione in borsa aumentano i requisiti di trasparenza, sicurezza dei processi e documentazione a prova di revisione.
Il lavoro degli organi societari deve essere configurato in queste condizioni come strumento di controllo centrale: strutturato, trasparente e a prova di revisione.
Boardwise supporta le aziende nell'impostare la loro organizzazione degli organi societari in modo integrato e orientato al futuro. Pianificazione dell'ordine del giorno, documentazione e processi deliberativi vengono raggruppati in un ambiente coerente – integrato senza soluzione di continuità in Microsoft 365.
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