.png)
Webbplats: https://www.schott-pharma.com
Nya krav i kapitalmarknadsmiljön
Med börsintroduktionen förändrades kraven på transparens, spårbarhet och formell processstabilitet i styrelsens arbete grundläggande för SCHOTT Pharma. Som ledande leverantör av farmaceutiska primärförpackningar i den reglerade life science-miljön var företaget tvunget att konsekvent anpassa sina styrningsstrukturer till ramvillkoren för ett börsnoterat aktiebolag och systematiskt vidareutveckla dessa.
I samband med denna transformation uppstod det operativa ansvaret för organisationen av styrelse och revisionsutskott. Med växande komplexitet blev det dock tydligt att befintliga processer visserligen fungerade, men inte var förankrade i ett integrerat system.
Målet var därför att strukturellt, revisionssäkert och långsiktigt skalbart ställa upp styrelsens arbete.
Svenja Hennig, sekreterare och chefsassistent, och Evelyn Barth-Schneider, Executive Assistant to CEO & Chairman of the Board of Management, ansvarar på SCHOTT Pharma för den organisatoriska genomförandet av styrelsearbetet och följer vidareutvecklingen av styrningsstrukturerna.
"Vi sökte en lösning som är enklare och tar över arbete åt oss", beskriver Barth-Schneider motivationen bakom beslutet.
Från enskilda lösningar till integrerad systemlogik
Före införandet av Boardwise var styrelsearbetet redan digitalt organiserat, men fördelat över flera system.
"Vi arbetade med Outlook, e-post, Excel, Word och Teams och så småningom saknades helhetsöversikten", beskriver Hennig vardagen före Boardwise.
Dessa parallellstrukturer var visserligen funktionella, men inte integrerade. Transparens, versionering och statusklarhet kunde endast säkerställas med hög samordningsinsats.
Med Boardwise löstes denna fragmentering upp. Dagordningsplanering, inbjudningshantering och dokumentstruktur avbildas nu i en central miljö och är samtidigt fullständigt inbäddade i SCHOTT Pharmas befintliga Microsoft Teams-infrastruktur.
Struktur som styrningsinstrument
Ett centralt element i det nya arbetssättet på SCHOTT är den systemstödda dagordningslogiken. Den bildar organisatorisk kärna för varje sammanträde och kopplar samman planering, tidsstruktur och kommunikation i en konsekvent systemmiljö.
"Att vi kan skapa dagordningen direkt i verktyget och att tidsplaneringen beräknas automatiskt underlättar förberedelserna avsevärt", förklarar Barth-Schneider.
Samtidigt uppstår en ny transparens i processen:
"Nu ser alla aktuell status. Det fanns inte med de många olika systemen tidigare", konstaterar Hennig.
Ändringar är spårbara och systemiskt förankrade, vilket representerade ett väsentligt steg mot konsekvent och hållbar styrelseorganisation.
Arkitektur med utrymme för skalning
Införandet av Boardwise förstår SCHOTT Pharma inte som en punktvis systemimplementering, utan som målmedveten uppbyggnad av en långsiktigt hållbar styrningsinfrastruktur.
"Vårt långsiktiga mål är att avbilda alla styrelsesammanträden här i huset i Boardwise, så att allt är centralt samlat på ett ställe", förklarar Svenja Hennig.
Boardwise skapar därmed en skalbar grund för växande organisatoriska krav. Styrelsearbetet förblir så tydligt strukturerat och pålitligt även vid ökande komplexitet.
Skriftliga beslut som hävstång för effektivare beslutsvägar
Även informella samordningsprocesser ska på SCHOTT Pharma alltmer strukturellt förankras.
"Koordinationen av skriftliga beslut sker hittills kostsamt via e-post", förklarar Barth-Schneider.
Med införandet av motsvarande funktion i Boardwise ska denna process nu systemiskt avbildas. Godkännanden, frister och beslut erfasas strukturerat och dokumenteras transparent. Därigenom uppstår ett konsekvent arbetsflöde som förankrar formella beslut även utanför sammanträden spårbart och styrningskonformt.
Säkerhet och integration som grund
Som börsnoterat företag omfattas SCHOTT Pharma av särskilt höga krav på informationssäkerhet, dataskydd och systemstabilitet. Den teknologiska inbäddningen av en lösning i det befintliga IT-landskapet är därför mindre en komfortfaktor än en central förutsättning.
Mot denna bakgrund var den nära integrationen av Boardwise i den befintliga Microsoft-miljön en avgörande aspekt i urvalsprocessen.
"Våra IT-kollegor har beskrivit samarbetet som mycket okomplицerat. Genom den Microsoft-baserade integrationen uppfylldes alla säkerhetsföreskrifter, annars hade vi inte gått live", konkluderar Barth-Schneider.
Från onboarding till långsiktigt stöd
Utöver lösningens strukturella kvalitet framhäver SCHOTT Pharma särskilt samarbetet med Boardwise-teamet.
"Samarbetet var genomgående mycket professionellt, vänligt och hjälpsamt: från införandet till betreuningen nu", sammanfattar Barth-Schneider stödet.
Boardwise uppfattas därvid inte som en standardiserad produkt, utan som en lösning som vidareutvecklas i dialog och anpassas till organisationens specifika krav. Frågor, idéer och individuella krav togs upp och prövades – ett arbetssätt som stöder hållbar förankring i företaget.
"Oavsett vilken idé vi hade: Det prövades alltid om det var genomförbart", beskriver Hennig den gemensamma processen.
Slutsats: Styrning blir infrastruktur
Med införandet av Boardwise utvecklar SCHOTT Pharma sitt styrelsearbete konsekvent vidare och skapar transparenta samt spårbara beslutsprocesser.
Sammanförandet av tidigare fördelade processer höjer organisationens klarhet och styrningsförmåga.
Implementeringen står därmed för ett hållbart utvecklingssteg i överensstämmelse med kraven för ett börsnoterat aktiebolag.
Redo för styrning på kapitalmarknadsnivå?
Med börsintroduktionen stiger kraven på transparens, processsäkerhet och revisionssäker dokumentation.
Styrelsearbete måste under dessa förhållanden utformas som centralt styrningsinstrument: strukturerat, transparent och revisionssäkert.
Boardwise stöder företag att integrera och framtidssäkert upprätta sin styrelseorganisation. Dagordningsplanering, dokumentation och beslutsprocesser samlas i en konsekvent miljö – sömlöst inbäddad i Microsoft 365.
👉 Boka en personlig demo och ta reda på hur ert styrelsearbete kan göras kapitalmarknadskapabelt och revisionssäkert.
