.png)
Website: https://www.schott-pharma.com
Nieuwe vereisten in de kapitalmarktomgeving
Met de beursgang veranderden bij SCHOTT Pharma de vereisten aan transparantie, navolgbaarheid en formele processtabiliteit in het gremiënwerk fundamenteel. Als toonaangevende leverancier van farmaceutische primaire verpakkingen in de gereguleerde life science-omgeving moest de onderneming haar governance-structuren consequent aanpassen aan de randvoorwaarden van een beursgenoteerde naamloze vennootschap en deze systematisch doorontwikkelen.
In het kader van deze transformatie ontstond de operationele verantwoordelijkheid voor de organisatie van Raad van Commissarissen en Audit Committee. Met toenemende complexiteit werd echter duidelijk dat bestaande processen weliswaar functioneerden, maar niet verankerd waren in een geïntegreerd systeem.
Het doel was daarom om het gremiënwerk structureel, fraudebestendig en langetermijn schaalbaar op te zetten.
Svenja Hennig, Secretaresse en Managementassistente, en Evelyn Barth-Schneider, Executive Assistant to CEO & Chairman of the Board of Management, zijn bij SCHOTT Pharma verantwoordelijk voor de organisatorische uitvoering van het gremiënwerk en begeleiden de doorontwikkeling van de governance-structuren.
"Wij zochten een oplossing die eenvoudiger is en ons werk uit handen neemt", beschrijft Barth-Schneider de motivatie achter de beslissing.
Van individuele oplossingen naar geïntegreerde systeemlogica
Vóór de invoering van Boardwise was het gremiënwerk reeds digitaal georganiseerd, echter verdeeld over meerdere systemen.
"Wij werkten met Outlook, E-mail, Excel, Word en Teams en op een gegeven moment ontbrak het totaaloverzicht", beschrijft Hennig de werkrealiteit vóór Boardwise.
Deze parallelle structuren waren weliswaar functioneel, maar niet geïntegreerd. Transparantie, versiebeheer en statusduidelijkheid lieten zich alleen met grote afstemingsinspanning waarborgen.
Met Boardwise werd deze fragmentatie opgelost. Agenda-planning, uitnodigingsmanagement en documentenstructuur worden nu in één centrale omgeving weergegeven en zijn tegelijkertijd volledig ingebed in de bestaande Microsoft Teams-infrastructuur van SCHOTT Pharma.
Structuur als sturingsinstrument
Een centraal element van de nieuwe werkwijze bij SCHOTT is de systeemondersteunde agenda-logica. Deze vormt de organisatorische kern van elke vergadering en verbindt planning, tijdstructuur en communicatie in een consistente systeemomgeving.
"Dat wij de agenda direct in de tool kunnen opstellen en de tijdsplanning automatisch wordt berekend, vergemakkelijkt de voorbereiding aanzienlijk", legt Barth-Schneider uit.
Tegelijkertijd ontstaat er nieuwe transparantie in het proces:
"Nu ziet iedereen de actuele status. Dat was met de vele verschillende systemen voorheen niet het geval", stelt Hennig vast.
Wijzigingen zijn navolgbaar en systemisch verankerd, wat een essentiële stap vormde naar consistente en betrouwbare gremiënorganisatie.
Architectuur met ruimte voor schaalvergroting
De invoering van Boardwise begrijpt SCHOTT Pharma niet als een punctuele systeeminvoering, maar als gerichte opbouw van een langetermijn haalbare governance-infrastructuur.
"Ons langetermijndoel is het om alle gremiënvergaderingen hier in huis in Boardwise weer te geven, zodat alles centraal op één plek gebundeld is", verduidelijkt Svenja Hennig.
Boardwise creëert daarmee een schaalbare basis voor groeiende organisatorische vereisten. Het gremiënwerk blijft zo ook bij toenemende complexiteit helder gestructureerd en betrouwbaar.
Schriftelijke besluitvorming als hefboom voor efficiëntere besluitwegen
Ook informele afstemmingsprocessen moeten bij SCHOTT Pharma steeds meer structureel verankerd worden.
"De coördinatie van schriftelijke besluiten gebeurt tot nu toe bewerkelijk per e-mail", verduidelijkt Barth-Schneider.
Met de invoering van de overeenkomstige functie in Boardwise moet dit proces nu systemisch weergegeven worden. Goedkeuringen, termijnen en besluitvorming worden gestructureerd vastgelegd en transparant gedocumenteerd. Hierdoor ontstaat een consistente workflow die formele beslissingen ook buiten vergaderingen navolgbaar en governance-conform verankert.
Veiligheid en integratie als fundament
Als beursgenoteerde onderneming is SCHOTT Pharma onderworpen aan bijzonder hoge vereisten voor informatiebeveiliging, gegevensbescherming en systeemstabiliteit. De technologische inbedding van een oplossing in het bestaande IT-landschap is daarom minder een comfortfactor dan wel een centrale voorwaarde.
Tegen deze achtergrond was de nauwe integratie van Boardwise in de bestaande Microsoft-omgeving een beslissend aspect in het selectieproces.
"Onze IT-collega's hebben de samenwerking als zeer ongecompliceerd beschreven. Door de Microsoft-gebaseerde integratie werden alle beveiligingsmaatregelen vervuld, anders waren wij niet live gegaan", concludeert Barth-Schneider.
Van onboarding naar langetermijnbegeleiding
Naast de structurele kwaliteit van de oplossing benadrukt SCHOTT Pharma in het bijzonder de samenwerking met het Boardwise-team.
"De samenwerking was doorlopend zeer professioneel, vriendelijk en behulpzaam: beginnend bij de invoering tot de betreuung nu", vat Barth-Schneider de begeleiding samen.
Boardwise wordt daarbij niet als gestandaardiseerd product waargenomen, maar als oplossing die in dialoog doorontwikkeld en aangepast wordt aan de specifieke vereisten van de organisatie. Vragen, ideeën en individuele vereisten werden opgepakt en onderzocht – een werkwijze die de duurzame verankering in de onderneming ondersteunt.
"Ongeacht wat voor idee wij hadden: Het werd altijd onderzocht of het uitvoerbaar is", beschrijft Hennig het gezamenlijke proces.
Conclusie: Governance wordt infrastructuur
Met de invoering van Boardwise ontwikkelt SCHOTT Pharma haar gremiënwerk consequent door en creëert transparante evenals navolgbare besluitprocessen.
De samenvoeging van voorheen verspreide processen verhoogt de duidelijkheid en sturingsmogelijkheid van de organisatie.
De implementatie staat daarmee voor een duurzame ontwikkelingsstap in overeenstemming met de vereisten van een beursgenoteerde naamloze vennootschap.
Klaar voor governance op kapitaalmarktniveau?
Met de beursgang stijgen de vereisten aan transparantie, proceszekerheid en fraudebestendige documentatie.
Gremiënwerk moet onder deze omstandigheden als centraal sturingsinstrument vormgegeven zijn: gestructureerd, transparant en fraudebestendig.
Boardwise ondersteunt ondernemingen daarbij om hun gremiënorganisatie geïntegreerd en toekomstbestendig op te zetten. Agenda-planning, documentatie en besluitprocessen worden in een consistente omgeving gebundeld – naadloos ingebed in Microsoft 365.
👉 Plan een persoonlijke demo en ervaar hoe uw gremiënwerk kapitaalmarktgeschikt en fraudebestendig opgezet kan worden.
