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Site web: https://www.schott-pharma.com
Nouvelles exigences dans l'environnement des marchés de capitaux
Avec l'introduction en bourse, les exigences en matière de transparence, de traçabilité et de stabilité des processus formels dans le travail des organes de gouvernance ont fondamentalement changé chez SCHOTT Pharma. En tant que fournisseur leader d'emballages primaires pharmaceutiques dans l'environnement réglementé des sciences de la vie, l'entreprise a dû adapter de manière cohérente ses structures de gouvernance aux conditions-cadres d'une société anonyme cotée en bourse et les développer systématiquement.
Au cours de cette transformation est née la responsabilité opérationnelle de l'organisation du conseil de surveillance et du comité d'audit. Avec la complexité croissante, il est cependant devenu évident que les processus existants fonctionnaient certes, mais n'étaient pas ancrés dans un système intégré.
L'objectif était donc de structurer le travail des organes de manière structurelle, résistante aux audits et évolutive à long terme.
Svenja Hennig, secrétaire et assistante de direction, et Evelyn Barth-Schneider, assistante exécutive du PDG et président du conseil d'administration, sont responsables chez SCHOTT Pharma de la mise en œuvre organisationnelle du travail des organes et accompagnent le développement des structures de gouvernance.
« Nous cherchions une solution plus simple qui nous décharge du travail », décrit Barth-Schneider la motivation derrière cette décision.
Des solutions individuelles à la logique de système intégré
Avant l'introduction de Boardwise, le travail des organes était déjà organisé numériquement, mais réparti sur plusieurs systèmes.
« Nous travaillions avec Outlook, e-mail, Excel, Word et Teams et à un moment donné, la vue d'ensemble nous manquait », décrit Hennig le quotidien de travail avant Boardwise.
Ces structures parallèles étaient certes fonctionnelles, mais pas intégrées. La transparence, le versioning et la clarté du statut ne pouvaient être assurés qu'avec un effort de coordination élevé.
Avec Boardwise, cette fragmentation a été résolue. La planification de l'ordre du jour, la gestion des invitations et la structure documentaire sont désormais représentées dans un environnement central et sont simultanément totalement intégrées dans l'infrastructure Microsoft Teams existante de SCHOTT Pharma.
La structure comme instrument de pilotage
Un élément central de la nouvelle méthode de travail chez SCHOTT est la logique d'ordre du jour assistée par système. Elle constitue le cœur organisationnel de chaque réunion et relie la planification, la structure temporelle et la communication dans un environnement système cohérent.
« Le fait que nous puissions créer l'ordre du jour directement dans l'outil et que la planification temporelle se calcule automatiquement facilite considérablement la préparation », explique Barth-Schneider.
Simultanément naît une nouvelle transparence dans le processus:
« Maintenant chacun voit le statut actuel. Cela n'était pas donné avec les nombreux systèmes différents auparavant », constate Hennig.
Les modifications sont traçables et ancrées systémiquement, ce qui représentait un pas essentiel vers une organisation des organes cohérente et fiable.
Architecture avec espace pour l'évolution
L'introduction de Boardwise n'est pas comprise par SCHOTT Pharma comme une mise en place ponctuelle de système, mais comme une construction ciblée d'une infrastructure de gouvernance viable à long terme.
« Notre objectif à plus long terme est de représenter toutes les réunions d'organes de notre maison dans Boardwise, de sorte que tout soit centralisé en un seul endroit », explique Svenja Hennig.
Boardwise crée ainsi une base évolutive pour les exigences organisationnelles croissantes. Le travail des organes reste ainsi clairement structuré et fiable même avec une complexité croissante.
Les résolutions circulaires comme levier pour des voies de décision plus efficaces
Les processus d'accord informels doivent également être de plus en plus structurellement ancrés chez SCHOTT Pharma.
« La coordination des résolutions circulaires s'effectue jusqu'à présent laborieusement par e-mail », explique Barth-Schneider.
Avec l'introduction de la fonction correspondante dans Boardwise, ce processus doit maintenant être représenté systémiquement. Les approbations, délais et prises de décision sont saisis de manière structurée et documentés de façon transparente. Cela crée un workflow cohérent qui ancre les décisions formelles de manière traçable et conforme à la gouvernance même en dehors des réunions.
Sécurité et intégration comme fondement
En tant qu'entreprise cotée en bourse, SCHOTT Pharma est soumise à des exigences particulièrement élevées en matière de sécurité de l'information, protection des données et stabilité du système. L'intégration technologique d'une solution dans le paysage informatique existant est donc moins un facteur de confort qu'une condition centrale.
Dans ce contexte, l'intégration étroite de Boardwise dans l'environnement Microsoft existant était un aspect décisif dans le processus de sélection.
« Nos collègues informatiques ont décrit la collaboration comme très simple. Grâce à l'intégration basée sur Microsoft, toutes les précautions de sécurité ont été remplies, sinon nous ne serions pas passés en production », conclut Barth-Schneider.
De l'intégration à l'accompagnement à long terme
Outre la qualité structurelle de la solution, SCHOTT Pharma souligne particulièrement la collaboration avec l'équipe Boardwise.
« La collaboration a été tout au long très professionnelle, amicale et serviable: en commençant par l'introduction jusqu'à l'accompagnement maintenant », résume Barth-Schneider l'accompagnement.
Boardwise n'est pas perçu comme un produit standardisé, mais comme une solution qui est développée dans le dialogue et adaptée aux exigences spécifiques de l'organisation. Questions, idées et exigences individuelles ont été reprises et examinées – une méthode de travail qui soutient l'ancrage durable dans l'entreprise.
« Peu importe quelle idée nous avions: il a toujours été vérifié si c'était réalisable », décrit Hennig le processus commun.
Conclusion: La gouvernance devient infrastructure
Avec l'introduction de Boardwise, SCHOTT Pharma développe de manière cohérente son travail d'organes et crée des processus de décision transparents et traçables.
La réunification de processus précédemment distribués augmente la clarté et la capacité de pilotage de l'organisation.
L'implémentation représente ainsi un pas de développement durable en accord avec les exigences d'une société anonyme cotée en bourse.
Prêt pour une gouvernance au niveau des marchés de capitaux?
Avec l'introduction en bourse, les exigences en matière de transparence, sécurité des processus et documentation résistante aux audits augmentent.
Le travail des organes doit être conçu dans ces conditions comme instrument central de pilotage: structuré, transparent et résistant aux audits.
Boardwise accompagne les entreprises pour mettre en place leur organisation d'organes de manière intégrée et pérenne. Planification de l'ordre du jour, documentation et processus de résolution sont regroupés dans un environnement cohérent – intégrés de manière transparente dans Microsoft 365.
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