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Sitio web: https://www.schott-pharma.com
Nuevos requisitos en el entorno del mercado de capitales
Con la salida a bolsa, los requisitos de transparencia, trazabilidad y estabilidad de procesos formales en el trabajo de los órganos de gobierno cambiaron fundamentalmente en SCHOTT Pharma. Como proveedor líder de envases farmacéuticos primarios en el entorno regulado de ciencias de la vida, la empresa tuvo que adaptar consecuentemente sus estructuras de gobernanza a las condiciones marco de una sociedad anónima cotizada en bolsa y desarrollarlas sistemáticamente.
En el transcurso de esta transformación surgió la responsabilidad operativa para la organización del Consejo de Administración y el Comité de Auditoría. Sin embargo, con la creciente complejidad se hizo evidente que los procesos existentes funcionaban, pero no estaban anclados en un sistema integrado.
Por tanto, el objetivo era establecer el trabajo de los órganos de gobierno de manera estructural, a prueba de auditorías y escalable a largo plazo.
Svenja Hennig, Secretaria y Asistente de Dirección, y Evelyn Barth-Schneider, Asistente Ejecutiva del CEO y Presidente del Consejo de Administración, son responsables en SCHOTT Pharma de la implementación organizacional del trabajo de los órganos de gobierno y acompañan el desarrollo ulterior de las estructuras de gobernanza.
"Buscábamos una solución que fuera más simple y nos quitara trabajo", describe Barth-Schneider la motivación detrás de la decisión.
De soluciones individuales a la lógica de sistema integrado
Antes de la introducción de Boardwise, el trabajo de los órganos de gobierno ya estaba organizado digitalmente, pero distribuido entre varios sistemas.
"Trabajábamos con Outlook, correo electrónico, Excel, Word y Teams y en algún momento perdimos la visión general", describe Hennig la rutina laboral antes de Boardwise.
Estas estructuras paralelas eran funcionales, pero no integradas. La transparencia, el versionado y la claridad de estado solo podían asegurarse con un alto esfuerzo de coordinación.
Con Boardwise se resolvió esta fragmentación. La planificación de agendas, gestión de invitaciones y estructura de documentos ahora se representan en un entorno central y están al mismo tiempo completamente integrados en la infraestructura existente de Microsoft Teams de SCHOTT Pharma.
La estructura como instrumento de control
Un elemento central de la nueva forma de trabajo en SCHOTT es la lógica de agenda respaldada por el sistema. Esta forma el núcleo organizacional de cada reunión y conecta planificación, estructura temporal y comunicación en un entorno de sistema consistente.
"El hecho de que podamos crear la agenda directamente en la herramienta y que la planificación temporal se calcule automáticamente, facilita considerablemente la preparación", explica Barth-Schneider.
Al mismo tiempo surge una nueva transparencia en el proceso:
"Ahora todos ven el estado actual. Esto no se daba antes con los muchos sistemas diferentes", constata Hennig.
Los cambios son trazables y están anclados sistémicamente, lo que representó un paso esencial hacia una organización de órganos de gobierno consistente y confiable.
Arquitectura con espacio para escalabilidad
SCHOTT Pharma no entiende la introducción de Boardwise como una implementación puntual de sistema, sino como la construcción específica de una infraestructura de gobernanza sostenible a largo plazo.
"Nuestro objetivo a largo plazo es representar todas las reuniones de órganos de gobierno aquí en la empresa en Boardwise, de modo que todo esté centralizado en un solo lugar", explica Svenja Hennig.
Boardwise crea así una base escalable para requisitos organizacionales crecientes. El trabajo de los órganos de gobierno permanece claramente estructurado y confiable incluso con complejidad creciente.
Resoluciones circulares como palanca para vías de decisión más eficientes
También los procesos de coordinación informales deben anclarse cada vez más estructuralmente en SCHOTT Pharma.
"La coordinación de resoluciones circulares hasta ahora se realiza laboriosamente por correo electrónico", explica Barth-Schneider.
Con la introducción de la función correspondiente en Boardwise, este proceso ahora debe representarse sistémicamente. Las aprobaciones, plazos y adopción de resoluciones se capturan estructuradamente y se documentan transparentemente. Esto crea un flujo de trabajo consistente que ancla las decisiones formales también fuera de las reuniones de manera trazable y conforme a la gobernanza.
Seguridad e integración como fundamento
Como empresa cotizada en bolsa, SCHOTT Pharma está sujeta a requisitos particularmente altos de seguridad de la información, protección de datos y estabilidad del sistema. Por tanto, la integración tecnológica de una solución en el panorama de TI existente es menos un factor de comodidad que un requisito central.
Bajo este contexto, la estrecha integración de Boardwise en el entorno Microsoft existente fue un aspecto decisivo en el proceso de selección.
"Nuestros colegas de TI han descrito la colaboración como muy sencilla. Mediante la integración basada en Microsoft se cumplieron todas las medidas de seguridad, de lo contrario no habríamos salido en vivo", concluye Barth-Schneider.
Del onboarding al acompañamiento a largo plazo
Además de la calidad estructural de la solución, SCHOTT Pharma destaca especialmente la colaboración con el equipo de Boardwise.
"La colaboración fue en todo momento muy profesional, amigable y servicial: comenzando con la implementación hasta el soporte ahora", resume Barth-Schneider el acompañamiento.
Boardwise no se percibe como un producto estandarizado, sino como una solución que se desarrolla ulteriormente en diálogo y se adapta a los requisitos específicos de la organización. Las preguntas, ideas y requisitos individuales fueron recogidos y examinados – una forma de trabajo que apoya el anclaje sostenible en la empresa.
"No importa qué idea tuviéramos: Siempre se examinó si era implementable", describe Hennig el proceso conjunto.
Conclusión: La gobernanza se convierte en infraestructura
Con la introducción de Boardwise, SCHOTT Pharma desarrolla consecuentemente su trabajo de órganos de gobierno y crea procesos de decisión transparentes y trazables.
La consolidación de procesos anteriormente distribuidos aumenta la claridad y capacidad de control de la organización.
La implementación representa así un paso de desarrollo sostenible en concordancia con los requisitos de una sociedad anónima cotizada en bolsa.
¿Listo para gobernanza a nivel de mercado de capitales?
Con la salida a bolsa aumentan los requisitos de transparencia, seguridad de procesos y documentación a prueba de auditorías.
El trabajo de los órganos de gobierno debe configurarse bajo estas condiciones como instrumento central de control: estructurado, transparente y a prueba de auditorías.
Boardwise apoya a las empresas a establecer su organización de órganos de gobierno de manera integrada y preparada para el futuro. La planificación de agendas, documentación y procesos de resolución se agrupan en un entorno consistente – perfectamente integrado en Microsoft 365.
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