.png)
Strona internetowa: https://www.schott-pharma.com
Nowe wymagania w środowisku rynku kapitałowego
Wraz z debiutem giełdowym wymagania dotyczące przejrzystości, możliwości śledzenia oraz formalnej stabilności procesów w pracy organów w SCHOTT Pharma uległy fundamentalnym zmianom. Jako wiodący dostawca farmaceutycznych opakowań podstawowych w regulowanym środowisku Life Science, firma musiała konsekwentnie dostosować swoje struktury ładu korporacyjnego do warunków ramowych spółki akcyjnej notowanej na giełdzie i systematycznie je rozwijać.
W trakcie tej transformacji powstała operacyjna odpowiedzialność za organizację rady nadzorczej i komitetu audytu. Wraz z rosnącą złożonością stało się jednak oczywiste, że istniejące procesy choć funkcjonowały, nie były zakotwiczone w zintegrowanym systemie.
Celem było zatem strukturalne, odporne na rewizję i długoterminowo skalowalne ustawienie pracy organów.
Svenja Hennig, Sekretarka i Asystentka Zarządzania, oraz Evelyn Barth-Schneider, Executive Assistant to CEO & Chairman of the Board of Management, odpowiadają w SCHOTT Pharma za organizacyjną realizację pracy organów i towarzyszą rozwojowi struktur ładu korporacyjnego.
"Szukałyśmy rozwiązania, które jest prostsze i odbiera nam pracę", opisuje Barth-Schneider motywację stojącą za tą decyzją.
Od rozwiązań pojedynczych do zintegrowanej logiki systemowej
Przed wprowadzeniem Boardwise praca organów była już zorganizowana cyfrowo, jednak rozproszona między kilka systemów.
"Pracowałyśmy z Outlook, e-mailem, Excelem, Wordem i Teams i w pewnym momencie brakowało nam ogólnego przeglądu", opisuje Hennig codzienność pracy przed Boardwise.
Te równoległe struktury były wprawdzie funkcjonalne, ale nie zintegrowane. Przejrzystość, wersjonowanie i jasność statusu dało się zapewnić jedynie przy wysokim nakładzie koordynacyjnym.
Dzięki Boardwise ta fragmentacja została zniesiona. Planowanie porządku obrad, zarządzanie zaproszeniami i struktura dokumentów są teraz odwzorowane w centralnym środowisku i jednocześnie w pełni osadzone w istniejącej infrastrukturze Microsoft Teams w SCHOTT Pharma.
Struktura jako instrument sterowania
Centralnym elementem nowego sposobu pracy w SCHOTT jest wspierana systemowo logika porządku obrad. Stanowi ona organizacyjny rdzeń każdego posiedzenia i łączy planowanie, strukturę czasową i komunikację w spójnym środowisku systemowym.
"To, że możemy tworzyć porządek obrad bezpośrednio w narzędziu i planowanie czasowe oblicza się automatycznie, znacznie ułatwia przygotowanie", wyjaśnia Barth-Schneider.
Jednocześnie powstaje nowa przejrzystość w procesie:
"Teraz każdy widzi aktualny status. To nie było dane przy wielu różnych systemach wcześniej", stwierdza Hennig.
Zmiany są możliwe do prześledzenia i systemowo zakotwiczone, co stanowiło istotny krok w kierunku spójnej i niezawodnej organizacji organów.
Architektura z przestrzenią do skalowania
SCHOTT Pharma rozumie wprowadzenie Boardwise nie jako punktowe wdrożenie systemu, ale jako celową budowę długoterminowo nośnej infrastruktury ładu korporacyjnego.
"Naszym długoterminowym celem jest odwzorowanie wszystkich posiedzeń organów w naszym domu w Boardwise, tak aby wszystko było scentralizowane w jednym miejscu", wyjaśnia Svenja Hennig.
Boardwise tworzy tym samym skalowalną podstawę dla rosnących wymagań organizacyjnych. Praca organów pozostaje w ten sposób jasno ustrukturyzowana i niezawodna również przy wzrastającej złożoności.
Uchwały w trybie obiegowym jako dźwignia dla bardziej efektywnych ścieżek decyzyjnych
Również nieformalne procesy uzgodnień mają być w SCHOTT Pharma coraz bardziej strukturalnie zakotwiczone.
"Koordynacja uchwał w trybie obiegowym odbywa się dotychczas pracochłonnie przez e-mail", wyjaśnia Barth-Schneider.
Wraz z wprowadzeniem odpowiedniej funkcji w Boardwise proces ten ma być teraz systemowo odwzorowany. Zgody, terminy i podejmowanie uchwał są strukturalnie rejestrowane i przejrzyście dokumentowane. Dzięki temu powstaje spójny workflow, który kotwicy formalne decyzje również poza posiedzeniami w sposób możliwy do prześledzenia i zgodny z ładem korporacyjnym.
Bezpieczeństwo i integracja jako fundament
Jako firma notowana na giełdzie SCHOTT Pharma podlega szczególnie wysokim wymaganiom dotyczącym bezpieczeństwa informacji, ochrony danych i stabilności systemu. Technologiczne osadzenie rozwiązania w istniejącym krajobrazie IT jest zatem mniej czynnikiem komfortu, a raczej centralnym warunkiem wstępnym.
Na tym tle ścisła integracja Boardwise z istniejącym środowiskiem Microsoft była decydującym aspektem w procesie wyboru.
"Nasi koledzy z IT opisali współpracę jako bardzo nieskomplikowaną. Dzięki integracji opartej na Microsoft wszystkie zabezpieczenia zostały spełnione, inaczej nie weszlibyśmy na żywo", konkluduje Barth-Schneider.
Od onboardingu do długoterminowego wsparcia
Oprócz strukturalnej jakości rozwiązania SCHOTT Pharma szczególnie podkreśla współpracę z zespołem Boardwise.
"Współpraca była przez cały czas bardzo profesjonalna, przyjazna i pomocna: począwszy od wprowadzenia aż do obecnej opieki", podsumowuje Barth-Schneider wsparcie.
Boardwise nie jest przy tym postrzegane jako standardowy produkt, ale jako rozwiązanie, które jest rozwijane w dialogu i dostosowywane do specyficznych wymagań organizacji. Pytania, pomysły i indywidualne wymagania były podejmowane i sprawdzane – sposób pracy, który wspiera trwałe zakotwiczenie w firmie.
"Bez względu na to, jaki pomysł mieliśmy: zawsze sprawdzano, czy da się to zrealizować", opisuje Hennig wspólny proces.
Podsumowanie: Ład korporacyjny staje się infrastrukturą
Wraz z wprowadzeniem Boardwise SCHOTT Pharma konsekwentnie rozwija swoją pracę organów i tworzy przejrzyste oraz możliwe do prześledzenia procesy decyzyjne.
Połączenie wcześniej rozproszonych procesów zwiększa jasność i zdolność sterowania organizacji.
Implementacja stanowi tym samym zrównoważony krok rozwojowy w zgodzie z wymaganiami spółki akcyjnej notowanej na giełdzie.
Gotowi na ład korporacyjny na poziomie rynku kapitałowego?
Wraz z debiutem giełdowym rosną wymagania dotyczące przejrzystości, pewności procesów i odpornej na rewizję dokumentacji.
Praca organów musi w tych warunkach być ukształtowana jako centralny instrument sterowania: ustrukturyzowana, przejrzysta i odporna na rewizję.
Boardwise wspiera firmy w zintegrowanym i przyszłościowym ustawieniu organizacji swoich organów. Planowanie porządku obrad, dokumentacja i procesy uchwał są łączone w spójnym środowisku – bezproblemowo osadzonym w Microsoft 365.
👉 Umów osobistą prezentację i dowiedz się, jak można ustawić swoją pracę organów w sposób zdolny do funkcjonowania na rynku kapitałowym i odporny na rewizję.
